Microsoft 365 Business Basic, Standard o Premium: quale piano scegliere per una PMI

Per una PMI la scelta tra i piani Microsoft 365 Business (Basic, Standard e Premium) dipende soprattutto da due domande: servono Word, Excel e Outlook installati sul computer, e serve proteggere e gestire i dispositivi e i dati dell’azienda? Business Basic offre posta, Teams e archiviazione con app Office solo web e mobile. Business Standard aggiunge le app desktop. Business Premium aggiunge la gestione dei dispositivi e gli strumenti di sicurezza avanzata.

Scegliere il piano sbagliato costa in due modi: si pagano funzioni che nessuno usa, oppure si scopre troppo tardi che mancano quelle che servivano, di solito la sicurezza. I piani, però, si assegnano per singola persona, quindi non è necessario scegliere lo stesso livello per tutta l’azienda.

Cosa hanno in comune i tre piani

Tutti e tre i piani Business includono le basi su cui lavora un’azienda ogni giorno:

• Posta aziendale con il dominio dell’azienda (nome@tuaazienda.it), con filtro antispam e antimalware.
• Teams per chat, chiamate e riunioni, con la possibilità di scegliere anche versioni senza Teams.
• OneDrive e SharePoint, con 1 TB di archiviazione per utente.
• Autenticazione a più fattori per proteggere gli account.
• Fino a 300 utenti per organizzazione.

Le differenze tra i piani Microsoft 365 Business: Basic, Standard e Premium

• Business Basic: Word, Excel, PowerPoint e Outlook solo in versione web e mobile, senza app installate sul PC. Va bene per chi lavora soprattutto con posta, Teams e file condivisi.
• Business Standard: aggiunge le versioni desktop complete per Windows e Mac, installabili su più dispositivi per ciascun utente, e altre funzioni come i webinar in Teams. È il piano di riferimento per il personale d’ufficio.
• Business Premium: comprende tutto Standard e aggiunge sicurezza e gestione. Include gli accessi condizionali con Microsoft Entra ID, la gestione dei dispositivi con Intune, la protezione da ransomware e malware con Defender for Business, la protezione della posta da phishing e allegati dannosi, la prevenzione della perdita di dati con Purview e l’aggiornamento a Windows 11 Pro.

Esiste anche Microsoft 365 Apps for business, che include solo le app desktop, senza posta e Teams. Microsoft propone inoltre le versioni senza Teams (indicate come EEA), a un costo leggermente inferiore, pensate per chi usa già un altro strumento di videoconferenza.

Come scegliere il piano giusto

Più che confrontare l’elenco delle funzioni, conviene partire da come lavora davvero l’azienda:

• Serve Office installato sul computer? Se si usano Excel con file pesanti o macro, Outlook classico o programmi che si integrano con Office, serve almeno Standard.
• Ci sono dati sensibili? Studi professionali, enti e aziende che gestiscono dati di clienti o dipendenti dovrebbero valutare Premium, per la protezione dei dispositivi e dei dati.
• Si usano smartphone e computer personali? Se la posta aziendale è configurata su dispositivi non gestiti dall’azienda, la gestione dei dispositivi di Premium permette di proteggere i dati anche lì.
• Tutti hanno la stessa esigenza? Spesso no: si può assegnare Premium a chi tratta dati critici, Standard al personale d’ufficio e Basic a chi usa solo posta e Teams.

In genere, per una PMI con personale d’ufficio la scelta ricade su Standard o Premium, mentre Basic resta utile per ruoli specifici.

Errori comuni da evitare

• Scegliere solo in base al prezzo per utente, senza verificare cosa manca: un piano più economico che non copre le esigenze reali costa di più tra correzioni e acquisti aggiuntivi.
• Dare per scontato che la sicurezza sia già inclusa: Basic e Standard offrono filtri di base, ma non la gestione dei dispositivi né la protezione dei dati di Premium.
• Non attivare l’autenticazione a più fattori, pur essendo inclusa in tutti i piani.
• Lasciare attive le licenze di chi ha lasciato l’azienda: si paga inutilmente e resta un account non presidiato.
• Configurare tutto con le impostazioni predefinite, senza definire prima ruoli, accessi e regole di condivisione dei file.

Da dove iniziare

Il primo passo è un inventario semplice: chi usa quali strumenti, su quali dispositivi e con quali dati. Da lì si assegna a ciascuna persona il piano più adatto e si definiscono accessi, condivisione dei file e protezione dei dispositivi. Prezzi e condizioni cambiano nel tempo e dipendono anche dalla durata dell’abbonamento e dalla modalità di fatturazione, quindi vanno sempre verificati prima di acquistare. Sono rivenditore di licenze Microsoft 365: se vuoi, posso occuparmi della scelta dei piani, dell’attivazione e della configurazione, e prepararti un preventivo in base agli utenti e alle esigenze della tua azienda.

Se vuoi capire quale piano è adatto alla tua azienda, puoi approfondire il servizio Microsoft 365 per le aziende oppure, se preferisci un referente che segua licenze, sicurezza e configurazione nel tempo, la pagina consulenza IT per aziende. Per un confronto sulla tua situazione, contattami.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra Microsoft 365 Business Basic e Standard?

La differenza principale sono le app Office: Basic include solo le versioni web e mobile di Word, Excel, PowerPoint e Outlook, Standard aggiunge le versioni desktop per Windows e Mac. I servizi di base, come posta, Teams, OneDrive e SharePoint, sono simili.

Microsoft 365 Business Premium vale il costo in più?

Dipende dai dati e dai dispositivi. Se l’azienda gestisce dati sensibili di clienti o dipendenti, o se la posta aziendale è usata su smartphone e computer personali, gli strumenti di sicurezza e di gestione dei dispositivi di Premium sono in genere giustificati. Per un uso semplice, con pochi dati critici, Standard può bastare.

Si possono usare piani diversi nella stessa azienda?

Sì. Le licenze si assegnano per singolo utente, quindi si possono combinare Basic, Standard e Premium in base al ruolo di ciascuno.

Quanti utenti possono avere i piani Microsoft 365 Business?

Fino a 300 utenti per organizzazione. Oltre questa soglia si passa ai piani Enterprise.

Copilot è incluso nei piani Microsoft 365 Business?

Nei piani Business è disponibile Copilot Chat, la chat con intelligenza artificiale per scrittura e analisi. Microsoft 365 Copilot, integrato direttamente in Word, Excel, PowerPoint e Outlook, è un servizio a pagamento separato, acquistabile come componente aggiuntivo o in pacchetti dedicati.

Conviene acquistare Microsoft 365 tramite un rivenditore?
Può convenire se si vuole essere seguiti nella scelta dei piani, nell’attivazione e nella configurazione, con un unico referente per licenze e assistenza. Il costo va confrontato caso per caso, a parità di piano e di durata dell’abbonamento.